Fraich Touch : relier CRM, facturation et paiements
De l’étape « Go Devis » dans HubSpot au suivi dans Notion, les informations circulent avec Make. La confirmation des encaissements reste entre les mains de l’équipe.
Lilian Sevoumian
Cas client · 3 min de lecture ·Partir d’une étape connue dans le CRM
Fraich Touch est une agence qui travaille avec des talents et des marques. Son parcours relie le suivi commercial dans HubSpot aux informations de facturation et de paiement suivies dans Notion, grâce à Make.
Le déclencheur est l’action « Go Devis », lancée dans HubSpot. À partir de cette action, Make crée une fiche de suivi de facture dans Notion, accompagnée d’un ou de plusieurs paiements. Le dossier dispose ainsi d’éléments de suivi associés à la suite du parcours commercial.
Une fiche de suivi et les paiements associés
La fiche créée dans Notion sert à suivre la facture. Elle ne constitue pas, à elle seule, l’émission d’une facture. Les paiements qui lui sont associés permettent de représenter le cas d’un règlement unique comme celui de plusieurs règlements.
Cette distinction est utile pour comprendre le fonctionnement : le dossier peut comporter plusieurs paiements à confirmer. Un premier encaissement et la confirmation de tous les paiements correspondent à deux moments différents, avec des actions différentes dans le parcours.
L’équipe confirme qu’un paiement a été reçu
Après l’encaissement, une personne coche le paiement comme payé dans Notion. Cette action déclenche une demande au talent pour qu’il émette sa facture. Le constat de l’encaissement reste donc effectué par l’équipe ; l’automatisation utilise sa confirmation pour poursuivre le travail.
La case cochée porte une information précise : quelqu’un a confirmé la réception du paiement. C’est cette validation humaine qui autorise l’étape suivante. Elle doit être comprise par les personnes qui utilisent le suivi au quotidien.
Le pipeline avance quand tous les paiements sont confirmés
Lorsque tous les paiements associés sont confirmés, le pipeline HubSpot est mis à jour automatiquement. Le suivi commercial tient ainsi compte de l’état des paiements renseigné par l’équipe dans Notion.
Le parcours repose sur des responsabilités explicites : HubSpot fournit le point de départ, Make fait circuler les informations, Notion accueille le suivi et une personne confirme les encaissements. Les règles de progression relient ces actions jusqu’à la mise à jour du CRM.
Pour passer à l’action
Quand plusieurs outils participent au même dossier, nommez précisément chaque validation. « Paiement prévu », « paiement confirmé » et « tous les paiements confirmés » ne doivent pas déclencher les mêmes actions.